1. 相続登記になぜ「最後の住所を証する書面」が必要なのか？

相続登記を行うためには、亡くなった方の出生から死亡までのすべての戸籍謄本を集める必要があります。しかし、戸籍謄本だけを法務局へ持って行っても、登記官に「最後の住所を証する書面が足りません」と突き返されてしまいます。

その理由は、法務局が管理している「不動産の登記簿」の仕組みにあります。

ここで問題になるのが、戸籍謄本には「本籍」と「氏名」は載っていますが、「住所」は記載されていないということです。 そのため、登記簿の「住所・氏名」と、戸籍の「本籍・氏名」をつなぎ合わせるパズルのピースとして、亡くなった方の「（登記簿上の）住所」と「本籍」の両方が記載されている書面がどうしても必要になるのです。

このパズルのピースの役割を果たすのが、亡くなった方の住所の履歴が分かる「最後の住所を証する書面」です。

2. 代表的な2つの書面（住民票の除票・戸籍の附票）

「最後の住所を証する書面」として法務局に提出する書類には、代表的なものが2つあります。それが「住民票の除票（じゅうみんひょうのじょひょう）」と「戸籍の附票（こせきのふひょう）」です。

どちらを取得しても構いませんが、取得先の役所や記載されている内容に違いがあります。状況に合わせて取得しやすい方を選びましょう。

どちらの書類を取得するにしても、重要なのは「法務局の登記簿に記載されている住所（例えば実家の住所）」から「亡くなった時の最後の住所」までの繋がりが証明できることです。

3. 保存期間経過で「最後の住所を証する書面」が取得できない！？

相続登記の手続きにおいて、最も厄介で多くの人がつまずくのが、この「最後の住所を証する書面が役所で取得できない」というトラブルです。特に、亡くなってから何年も登記を放置していた「古い相続」で頻発します。

過去の保存期間はたったの「5年間」だった

現在、法律の改正により、住民票の除票や戸籍の附票の保存期間は「150年間」と定められています。したがって、最近亡くなった方の手続きであれば問題なく取得できます。

しかし、法改正が施行された令和元年（2019年）6月20日より前は、これらの書類の役所での保存期間はたったの「5年間」でした。

つまり、平成26年（2014年）より前にお祖父様やお父様が亡くなっており、そのまま名義変更をしていない場合、役所で「保存期間が過ぎているため廃棄しました。発行できません」と言われてしまう可能性が極めて高いのです。

法務局へ「役所で廃棄されていたので出せません」と言っても、登記官は「では、本当に登記簿の所有者と同一人物なのか確認できないので、登記は受け付けられません」と却下してしまいます。
では、このような場合、実家は永遠に名義変更できないのでしょうか？ご安心ください。そのようなケースを救済するための代替手続き（別の書類で証明する方法）が用意されています。

4. 【図解】取得できない場合の対処法・代替書類フロー

「最後の住所を証する書面」が廃棄等の理由で取得できない場合、法務局に対して「確かに書類は出せませんが、他の色々な証拠から判断して、間違いなくこの不動産は亡くなった本人のものです」と説得するための材料を集めることになります。

具体的な代替手続きの流れを、以下のフローチャートで確認してみましょう。

フローチャートにある「代替書類」について、もう少し詳しく解説します。

5. 複雑な相続登記は専門家（司法書士）へお任せください

ご説明してきたように、最近亡くなられた方の相続登記であれば、役所で書類を集めるだけで比較的スムーズに進むかもしれません。しかし、数次相続（何代も前の相続）などで「最後の住所を証する書面が取得できない」といったイレギュラーな事態が発生すると、ご自身で手続きを進める難易度は一気に跳ね上がります。

平日の昼間に何度も役所や法務局へ足を運び、専門用語が並ぶ上申書を自作し、遠方の親戚に実印をもらいに行く……といった作業は、想像以上の精神的・肉体的負担となります。